اخبار و مقالات

پیش از این به طور مختصر در مورد ایجاد کاتالوگ اقلام سازمان مقاله ای ارائه شد. در این مقاله قصد داریم کاتالوگینگ را به صورت اختصاصی بر روی محصولات نفتی اختصاص بدهیم. همینطور که می‌دانید پروژه کدینگ سازمانی در ابتدا با وزارت نفت و تمام سازمان های تابعه انجام شد. آیا می‌توان سازمانی را یافت که از اطلاعات اقلام در چرخه فرایندهای روزمره خود استفاده نکرده باشد؟ یا دغدغه تولید و مدیریت آن را نداشته باشد؟ این امر موجب شده اطلاعات  محصولات ارزشی یکسان با خود کالا داشته باشد؛ زیرا:

۱- بدون داشتن اطلاعاتی کامل از کالا نمی‌توان از آن استفاده کرد. نمونه بارز آن عدم گردش اقلامی در انبار است که به علت نقص اطلاعاتی، سازمان قادر به استفاده از آن‌ها نیست.

۲- همواره تعداد افرادی که از اطلاعات کالا مانند نام، مشخصات فنی، قیمت، موجودی و تأمین‌کننده و تولیدکننده و … استفاده می‌کنند از افرادی که به‌طور مستقیم با کالا سر و کار دارند بیشتر است.

اطلاعات یا داده‌های کالا را ازنقطه ‌نظر استاندارد ایزو ۸۰۰۰ میتوان به دودسته تقسیم کرد:

داده‌های اصلی:  به مجموعه داده‌هایی که بیان‌کننده ماهیت (چیستی) و هویت (کیستی) کالا هستند و در صورت تغییر آن‌ها کالا یا محصول نیز تغییر می‌کند را داده‌های اصلی می‌نامند؛ مانند جنس کالا که در صورت تغییر آن، کالا نیز تغییر می‌کند.

داده‌های تراکنشی: مجموعه داده‌هایی که به کالا نسبت داده می‌شود و ممکن است در طول چرخه حیات آن کالا مقادیر مختلفی داشته باشد را داده‌های تراکنشی می‌نامند؛ مانند قیمت محصول که درگذر زمان ممکن است چندین بار تغییر کند.

در این مقاله هر جا سخن از داده یا اطلاعات محصول میبینید منظورمان داده‌های اصلی کالا است.

سازمان‌ها همواره به دنبال راهکاری جامعی در جهت مدیریت هرچه بهتر اطلاعات اقلام خود هستند. راهکارهای گوناگونی بسته به نیاز سازمان‌ها در این حوزه توسعه داده و عملیاتی شده است. یکی از این راهکارهای مدیریت اطلاعات کالا، روشی است که توسط شرکت «شل» و تحت عنوان MESC ایجادشده است. در این نوشتار سعی شده به‌طور مختصر روند مدیریت اطلاعات اقلام در صنعت نفت با استفاده از روش MESC تشریح گردد.

کد و استاندارد مواد و تجهیزات که به‌اختصار MESC نامیده می‌شود یک سیستم استاندارسازی داده‌ها برای مواد و تجهیزات مورداستفاده در صنعت نفت است که توسط شرکت «شل» ایجادشده و به مصرف‌کنندگان کالا امکان توصیف اقلام استاندارد را به‌گونه‌ای که برای تمامی فروشندگان در سراسر دنیا قابل ‌فهم باشد می‌دهد.

تاریخچه MESC

طرح اولیه ایجاد MESC در سال ۱۹۱۴ توسط گروهی از کارشناسان مواد شرکت BPM در سرزمین‌های هند شرقی هلند ایجاد شد. این طرح به‌منظور ارائه راهنمایی به‌تمامی کارکنان شرکت «شل» در سرتاسر دنیا که در حوزه خرید تدارکات و مدیریت مواد (اقلام) فعالیت داشتند تهیه گردید.

 

این طرح اولیه که شامل دستورالعمل‌هایی جهت آموزش کارشناسان مواد (اقلام) در نحوه شناسایی، طبقه‌بندی و ثبت داده‌های توصیفی مواد (اقلام) بود را می‌توان اولین نظام توصیف و کاتالوگینگ اقلام در جهان در نظر گرفت.

در سال ۱۹۳۲ دو سال بعد از اختراع تلکس سیستم کد و استاندارد محصولات و تجهیزات (MESC) ایجاد گردید. این سیستم نسبت به طرح اولیه دارای مزیت کدینگ بود که امکان اختصاص یک عدد هفت‌رقمی منحصربه‌فرد را برای محصولات و تجهیزات طبقه‌بندی‌شده در MESC فراهم می‌کرد. از طریق این کد و با استفاده از تلکس امکان تبادل اطلاعات MESC به‌صورت کارآمد و مؤثر بین دفتر مرکزی و مناطق عملیاتی در سراسر نقاط دنیا فراهم می‌شد. با اختصاص کد به گره‌های طبقه‌بندی MESC به‌جای تبادل نام و مشخصات کالا موردنظر کافی بود کد قلم ارسال گردد. کارشناس دریافت‌کننده کد با مراجعه به کتابچه‌های MESC از ماهیت کالا و مشخصات آن مطلع می‌شد. برای تسهیل جستجو کدها در کتابچه‌ها، کدها به‌صورت بامعنا تعریف شدند تا مدت‌زمان دسترسی به محتویات کد MESC از طریق کتابچه‌ها کاهش یابد. مثلاً اگر دو رقم ابتدای یک کد ۷۵ بود کارشناس متوجه می‌شد که باید به سراغ کتابچه ۷۵ که مربوط به شیرآلات است برود و این رویه در داخل کتاب نیز تکرار میشد. کاهش حجم اطلاعات موردنظر جهت انتقال را می‌توان دلیل ایجاد رمزگذاری یا کدینگ و کاهش مدت‌زمان رمزگشایی یا دی کدینگ را می‌توان دلیل ایجاد کدهای بامعنا عنوان کرد. این روش کد نمودن مواد (اقلام) را می‌توان اولین نظام کدینگ اقلام در جهان در نظر گرفت.

سال ۱۹۴۶ تعداد ارقام کدهای سیستم MESC به ۱۰ رقم افزایش یافت تا امکان ثبت و نگهداری اقلام بیشتری در سیستم MESC وجود داشته باشد. با ورود تکنولوژی ذخیره اطلاعات در دیسک‌های فشرده شرکت «شل» در سال ۱۹۸۵ اطلاعات MESC را بر روی دیسک فشرده ذخیره‌سازی نمود، این رویداد موجب تسهیل در به اشتراک‌گذاری اطلاعات MESC و انتقال تدریجی فرایند شناسایی و کدگذاری مواد و تجهیزات از دفتر مرکزی به سایر واحدهای عملیاتی شد. سال ۱۹۹۵ اطلاعات MESC به نرم‌افزارCMT انتقال یافت و تا به امروز مدیریت اطلاعات اقلام MESC از طریق این نرم‌افزار انجام می‌شود.

ابزار مدیریت کاتالوگ (CMT)

 

CMT یکی از مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت محصول (MM) شرکت «شل» است. این نرم‌افزار ابزاری برای مدیریت داده‌های توصیفی و داده‌های مرجعی اقلام است. با استفاده از این نرم افزار امکان شناسایی، طبقه‌بندی و کدگذاری اقلام درون‌سازمانی برای کارشناسان مواد فراهم می‌شود. همچنین این نرم‌افزار ابزاری جهت به اشتراک‌گذاری اطلاعات اقلام برای استفاده در سایر نرم‌افزارهای موجود در MM است. در شکل ۴ سیستم‌هایی که در تبادل اطلاعات با سیستم CMT می‌باشند به نمایش درآمده است.

برخی از ویژگی‌های نرم‌افزار CMT به شرح زیر است:

نام‌گذاری استاندارد اقلام امکانی است جهت توصیف کالا به روش ساختارمند با استفاده از ترکیب مشخصه- ارزش

نام‌گذاری بدون قاعده اقلام امکانی است جهت تشریح کالا به‌صورت متن آزاد  که معمولاً برای اقلام اختصاصی و قطعات یدکی ماشین‌آلات بیشتر کاربرد دارد.

راهنماهای شناسایی اقلام: امکانی است جهت تعیین ویژگی‌های توصیفی هر دسته از اقلام. این امکان جایگزین Coding Schedule و فرایند توصیف اقلام در قالب خطوط MESC است.

رابطه‌های کالا: امکانی است جهت تعیین رابطه‌های بین اقلام که شامل تعیین اقلام جایگزین یک‌ کالا، تعیین اقلام معادل یک‌ کالا، تعیین اقلام زیردست یک‌ کالا و تعیین اقلام بالادست یک‌ کالا است.

سازمان‌های محصول: امکانی است جهت تعیین سازمان‌های در ارتباط با کالا، مانند تولیدکنندگان و تأمین‌کنندگان کالا

در شکل زیر نمایی از یک کاتالوگ کالا به‌صورت ترکیب مشخصه ارزش که توسط نرم‌افزار CMT ایجاد شده است را مشاهده میکنید.

سیستم MESC باروی کار آمدن نرم‌افزار CMT به‌مرور دچار تغییراتی اساسی در نظام کدینگ خود شد. این تغییرات در جهت افزایش عملکرد سیستم و کاهش زمان شناسایی اقلام و همچنین برطرف نمودن محدودیت‌های موجود بود. از آن جمله می‌توان به بی‌معنا شدن کد اقلام در عین حفظ ارتباط با درختواره طبقه‌بندی MESC اشاره کرد. در شکل زیر طرح شماتیک نحوه شناسایی اقلام در نرم‌افزار CMT به نمایش درآمده است.

 

اهداف کاتالوگینگ MESC

 

اهداف شرکت «شل» از ایجاد کاتالوگینگ MESC برای مواد و تجهیزات در سال ۱۹۱۴ موارد زیر بود:

1. ایجاد یکنواختی میان داده‌های مرتبط با محصولات مورد استفاده در عملیات‌های مختلف
2. ایجاد ارتباط بین واحدهای به‌کارگیرنده از محصولات با واحدهای تأمین‌کننده اقلام
3. بیان ویژگی‌های موردنیاز اقلام مورداستفاده به‌نحوی‌که امکان تهیه آن برحسب ویژگی‌های مطرح‌شده از هر تأمین‌کننده‌ای وجود داشته باشد.

باوجود گذشت حدود یک قرن از تاریخ ایجاد اولین کاتالوگ، اهداف کاتالوگینگ در این شرکت تغییر آن‌چنانی نداشته است. تنها تفاوت، استفاده بیشتر و هوشمندانه‌تر از داده‌ها (با استفاده از ابزارهای اطلاعاتی) برای مدیریت هر چه‌بهتر اقلام و وندورهای سازمان بوده است.

 

ادامه مقاله کاتالوگینگ را در وبسایت سامانه کدینگ سازمانی ccs مطالعه کنید!