اخبار و مقالات

یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها پراکندگی اطلاعات و اسناد و همچنین ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات آن‌ها است. اهمیت این موضوع ازآنجا قابل‌درک است که در سازمان‌های مختلف اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق‌العاده ارزشمند با عناوین گوناگون مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، قراردادها، نقشه‌ها، موافقت‌نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و … وجود دارند و باید به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشأ اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌‌رسانی را نیز به وجود آورد.

مدتی است که عباراتی نظیر

Systems Document Management

SystemsContent Management

اذهان شرکت‌های نرم‌افزاری کشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آن‌ها فعالیت‌های خود را برای تولید این سیستم‌ها آغاز نموده‌اند.

یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها پراکندگی اطلاعات و اسناد و همچنین ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات آن‌ها است. اهمیت این موضوع ازآنجا قابل‌درک است که در سازمان‌های مختلف اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق‌العاده ارزشمند با عناوین گوناگون مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، قراردادها، نقشه‌ها، موافقت‌نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و … وجود دارند و باید به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشأ اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌‌رسانی را نیز به وجود آورد.

مدتی است که عباراتی نظیر

Systems Document Management

SystemsContent Management

اذهان شرکت‌های نرم‌افزاری کشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آن‌ها فعالیت‌های خود را برای تولید این سیستم‌ها آغاز نموده‌اند.

هدف از این سند ارائه راه‌حلی جهت کد‌گذاری و به نحوی مدیریت اسناد است.

سیستم کدینگ اسناد

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی است. این مدارک یا به‌اصطلاح اسناد باید بانظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورداستفاده قرارداد. درواقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان موردنیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. کنترل مدارک و مستندات، باید از طریق کد منحصربه‌فردی صورت بپذیرد. با استفاده از این کد می‌توان فرآیند شناسایی و ردیابی اسناد را به‌راحتی انجام داد. سیستم کدینگ اسناد درواقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه‌بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را تسهیل می‌کند.

با استفاده از استانداردهای GS1 امکان مدیریت اسناد و ردگیری اسناد مهم سازمان‌ها فراهم می‌شود. در ادامه به توضیح استانداردهای GS1 پرداخته می‌شود.

معرفی GS1 و استانداردها

در دنیایی که میزان اطلاعات تولیدشده در آن، لحظه‌به‌لحظه در حال افزایش است، استانداردهای GS1 کمک می‌نمایند تا بتوان فهمید کدام بخش از این اطلاعات، واقعاً مفید هستند. این استانداردها کمک می‌کنند زبان مشترکی برای شناسایی، ضبط و تبادل اطلاعات مربوط به زنجیره‌های تأمین و تقاضا در سراسر دنیا ایجاد شود تا مطمئن شد که اطلاعات ضروری و کاربردی به‌صورت دقیق و صحیح و به‌راحتی در دسترس هستند. استانداردهای GS1 به سه دسته کلی زیر تقسیم می‌شوند:

استانداردهای شناسایی (شناسه‌ها)

استانداردهای شناسایی GS1، استانداردهایی هستند که کدها یا کلیدهایی را برای شناسایی یکتا و بی‌ابهام موجودیت‌های مختلف در دنیای واقعی (مانند اقلام تجاری، واحدهای لجستیکی، مکان‌های فیزیکی، اسناد، روابط خدماتی و سایر موجودیت‌ها) تعریف می‌کنند تا از این کلیدها در سیستم‌های اطلاعاتی استفاده شود.

استانداردهای GS1 این قابلیت را فراهم می‌کنند تا برای شناسایی منحصربه‌فرد هر «چیز» یا به عبارت بهتر هر «موجودیت»، یک شناسه‌ی یکتای جهانی تخصیص داده شود. شناسه‌هایی که مطابق با استانداردهای GS1 به هر موجودیت می‌توان داد، با کمک «پیش‌شماره شرکتی GS1» صادر می‌گردند. هر شرکتی که عضو GS1‌ می‌شود، یک پیش‌شماره شرکتی منحصر‌به‌فرد دریافت می‌کند که با این کار، امکان شناسایی آن شرکت در تمام دنیا به‌صورت یکتا فراهم می‌شود.

این پیش‌شماره‌های شرکتی نیز از «پیشوند‌های کشوری و موضوعی GS1» گرفته می‌شوند که به کشورهای مختلف یا موضوعات و حیطه‌های خاص داده‌شده‌اند.

کلید‌های شناسایی GS1 که در مدیریت اسناد می‌تواند استفاده شود، مطابق جدول زیر است:

شناسه جهانی سند می‌تواند توسط شرکت‌ها، برای شناسایی اسناد، ازجمله کلاس‌ها و یا نوع هر سند دیگری مورداستفاده قرار گیرد. در مواردی که شرکت به شناسایی اسناد فردی نیاز داشته باشد، شماره‌سریال را می‌تواند در GDTI قرارداد. اصطلاح «سند» به‌طور گسترده برای پوشش هر مدرک و یا کاغذ‌های بخصوصی که نوشتن در آن‌ها صورت می‌گیرد، استفاده می‌شود مانند سند حق اثبات مالکیت‌، تعهد حامل‌، دیپلم یا گواهی‌نامه‌ها. این اسناد به‌طورمعمول نیاز به ضبط اطلاعات مناسب موجود در سند دارد. نمونه‌هایی از نوع اسناد که می‌تواند از GDTI بهره‌مند شوند شامل: اسناد فیزیکی از قبیل گواهینامه، فاکتورها، گواهینامه رانندگی و اسناد الکترونیکی مانند تصاویر دیجیتال و پیام‌های EDI هستند.

هر GDTI را می‌تواند در یک بارکد کد‌گذاری کرده و به‌طور مستقیم بر روی سند چاپ کرد. شرکت‌ها می‌توانند GDTI را به‌عنوان یک روش شناسایی و ثبت‌نام از اسناد و رویدادهای مرتبط استفاده کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند GDTI را برای بازیابی اطلاعات، ردیابی سند و آرشیو الکترونیکی مورداستفاده قرار دهند و یا از آن برای جلوگیری از تقلب و جعل سند استفاده کنند.

استانداردهای شناسایی (شناسه‌ها)