همه چیز درباره کدینگ سازمانی یا کدینگ شرکتی
در مقاله‌های پیشین به طور خلاصه به کدینگ شرکتی یا سازمانی به طور مختصر پرداخته شد. در این مقاله قصد داریم به طور کامل به بررسی کدینگ شرکتی بپردازیم. مزایای توسعه‌ی روزافزون فناوری، به‌کارگیری آن را اجتناب‌ناپذیر می‌نماید. امروزه فناوری با گسترشی که داشته است در همه‌ی سازمان‌ها برای رسیدن به بهره‌وری بالاتر مورداستفاده قرار می‌گیرد. فناوری، سرعت و دقت انجام کارها را بالابرده و از هدر رفتن منابع جلوگیری می‌کند. افزون بر آن فناوری باعث بهبود کیفیت محصول می‌گردد. بهبود کیفیت همراه با کاهش هزینه‌ها به معنای رسیدن به بهره‌وری است. در سازمان‌های صنعتی، استفاده از فناوری بسیار رایج بوده و می‌توان گفت از الزامات انجام فرآیندهای سازمانی است. به‌کارگیری تجهیزات و ماشین‌آلات، کامپیوتر و نرم‌افزارهای سازمانی، همگی نمودهایی از حضور فناوری در صنعت هستند.
سازمان‌ها برای آنکه بتوانند با صرف کمترین هزینه، بالاترین کیفیت محصول را داشته باشند باید بتوانند منابع سازمان خود را به‌درستی مدیریت و کنترل نمایند و به دنبال بهترین روش‌هایی باشند تا هریک از منابع انسانی، منابع مالی و منابع فیزیکی، در بهترین زمان و با بالاترین کارایی در اختیار سازمان بوده و در جهت تولید محصول باکیفیت به کار گرفته شوند. برای دستیابی به این مهم، فرآیندهای سازمانی، طراحی و اجرا می‌شوند. استفاده از فناوری در اجرای فرآیندهای سازمانی نیز، معمول بوده و در قالب نرم‌افزارهای سازمانی نمود پیدا می‌کند. ایجاد ERP های متنوع در بازار نرم‌افزار دنیا، مانند SAP و Oracle، نمود فناوری‌های بروز دنیا بر اساس بهترین روش‌های آزموده شده در اجرای فرآیندهای سازمانی است.
منابع اطلاعاتی و داده‌های سازمانی چه ارتباطی با کدینگ شرکتی دارند؟
شاید بتوان گفت منابع اطلاعاتی باارزش‌ترین منبع هر سازمان است، چراکه منابع اطلاعاتی دربردارنده‌ی اطلاعات منابع انسانی، مالی و فیزیکی است. داده‌ها و اطلاعات ایجادشده‌ی ناشی از اجرای فرآیندهای سازمانی، خواه به‌صورت دستی، خواه به‌طور مکانیزه، منابع اطلاعاتی سازمان را تشکیل می‌دهند. این داده‌ها و اطلاعات درواقع داده‌های مرتبط با تراکنش‌های سازمان است. برای مثال ثبت ورود خروج پرسنل، ثبت رسید و حواله‌ی انبار، برنامه‌ریزی شیفت تولید، صدور سند حسابداری و بسیاری دیگر، منجر به گردآوری داده‌هایی می‌شوند که اساس تصمیم‌گیری‌ها، برنامه‌ریزی‌ها و کنترل‌های مرتبط با سازمان در جهت رسیدن به اهداف آن سازمان هستند.
مدیریت داده‌های سازمانی
منابع اطلاعاتی یا داده‌های سازمانی به‌واسطه‌ی آنکه دربردارنده‌ی داده‌های کلیه منابع سازمان و همچنین تراکنش‌های سازمانی هستند از ارزش بسیاری برخوردارند و اساس تصمیم سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌های سازمان برای کاهش هزینه‌ها و رسیدن به بهره‌وری بالاتر هستند. هرگونه نقص، خرابی، ابهام و بی‌کیفیتی درداده های سازمانی باعث اخلال در اجرای صحیح فرآیندهای سازمانی شده و تصمیم سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌های سازمانی را با مشکل مواجه می‌کند. برای پیشگیری از هرگونه خرابی، نقص، ابهام و بی‌کیفیتی داده‌های سازمانی باید بتوان آن‌ها را مدیریت کرد. مدیریت داده‌ها نیاز به ابزارهای کارآمد دارد.
ابزارهای مدیریت داده‌ها
ابزارهای مدیریت داده‌ها شامل ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، زیرساخت‌های ارتباطی، بانک‌های اطلاعاتی، ابزارهای استانداردی، نیروی انسانی خبره و مواردی ازاین‌دست است که همگی در گردآوری، پردازش، پشتیبان گیری، بازیابی، تبادل و نگهداری داده‌ها نقش دارند.
سیستم‌های کامپیوتری مانند پی سی، تجهیزات پشتیبان گیری مانند هارددیسک یا نوارهای مغناطیسی، استانداردهای امنیتی مانند استاندارد سری ISO27001، نیروی انسانی خبره مانند برنامه نویسان و طراحان بانک‌های اطلاعاتی، نرم‌افزارهای سازمانی مانند ERP و سیستم‌های جامع یا نرم‌افزارهای جزیره‌ای، شبکه‌های کامپیوتری و اینترنت، همگی نمونه‌هایی از ابزارهای مدیریت داده‌ها هستند. نقص در منطق یا عملکرد هریک از ابزارهای گفته‌شده باعث ایجاد داده‌های ناقص، مبهم و بی‌کیفیت می‌شود.
نرم‌افزارهای مدیریت داده‌ها
بهترین نمود ابزارهای نرم‌افزاری برای مدیریت داده‌ها، نرم‌افزارهای ERP هستند. مجموعه نرم‌افزارهای ERP بر اساس بهترین روش‌های آزموده شده در دنیا برای اجرای فرآیندهای سازمانی طراحی و پیاده‌سازی شده‌اند. کار اصلی نرم‌افزارهای ERP، اجرای تراکنش‌های سازمانی و مدیریت داده‌ها است. یکپارچگی و جامعیت اطلاعات از اصول تضمین‌شده‌ی ERP هستند.
چالشی که سازمان‌های ایرانی در ارتباط با اجرای ERP با آن روبرو هستند مرتبط با بهای ERP و همچنین نامتجانس بودن فرهنگ حاکم بر ERP بافرهنگ سازمانی ایرانی است. بااین‌وجود سازمان‌های ایرانی در صورت کنار آمدن با بهای ERP، شاید بتوانند با تغییر رویکرد خود نسبت به اجرای فرآیندهای سازمانی و اجرای فرآیندها بر اساس جدیدترین روش‌های آزموده شده جهانی، آن را در سازمان‌های خود با موفقیت اجرا کنند. تجربه یک دهه‌ی گذشته بیانگر آن است که ظرفیت اجرایی سازمان‌های ایرانی قادر به اجرای صحیح ERP نبوده و اغلب سازمان‌هایی که به‌سوی آن رفته‌اند با شکست مواجه شده‌اند. این ضعف فرهنگ‌سازمانی همراه با بهای بالای ERP، باعث شده تا جذابیت استفاده از سیستم‌های یکپارچه‌ی داخلی برای مدیریت یکپارچه‌ی فرآیندهای سازمانی نزد سازمان‌های ایرانی افزوده شود. اغلب سازمان‌های ایرانی از نرم‌افزارهای یکپارچه‌ی سازمانی که محصول یکی از شرکت‌های معروف نرم‌افزاری داخلی است سود می‌برند. آن‌گونه که صاحبان این شرکت‌های نرم‌افزاری ایرانی با برندهای معروف ادعا می‌کنند، محصولی که به مشتری ارائه می‌شود ERP ساخت داخل است؛ اما به نظر این ادعا صحیح نیست چون در این صورت همان چالش استفاده از ERP های خارجی در ارتباط با نرم‌افزارهای جامع سازمانی داخلی نیز وجود داشت.
با بررسی اجمالی مجموعه نرم‌افزارهای سازمانی که شرکت‌های تولید نرم‌افزار داخلی تحت عنوان ERP تولید کرده‌اند، کم‌وبیش ماژول‌های زیر در آن‌ها وجود دارد:
-
مدیریت منابع انسانی شامل: اطلاعات پرسنلی، احکام کارگزینی، حقوق و دستمزد، تردد پرسنل و مرخصی‌ها و مأموریت‌ها، آموزش نیروی انسانی و …
-
مدیریت منابع مالی شامل: دریافت و پرداخت، بودجه و اعتبارات، حسابداری، بهای تمام‌شده و …
-
پشتیبانی لجستیک، تولید و فروش شامل: تأمین، قراردادها، انبارش، حمل‌ونقل، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، برنامه‌ریزی و کنترل و تأمین مواد، مدیریت تأمین‌کنندگان، برنامه‌ریزی و کنترل ماشین‌آلات و تجهیزات، فروش و خدمات پس از فروش، مدیریت ارتباط با مشتریان و …
مجموعه‌ی این نرم‌افزارها همان ابزار نرم‌افزاری است که به‌وسیله‌ی آن فرآیندها و تراکنش‌های سازمانی اجرا می‌شوند و منابع اطلاعاتی سازمان را ایجاد می‌کنند. با اندکی بررسی در نرم‌افزارهای گفته‌شده می‌توان مشاهده کرد که هرکدام از این نرم‌افزارها در منوی امکانات خود بخشی به نام اطلاعات‌پایه یا کلمه‌ای مترادف با آن دارند که بیزینس آن‌ها ایجاد و ویرایش اطلاعات‌پایه‌ی موجودیت‌هایی است که در آن نرم‌افزار نقش ایفا می‌کنند. برای مثال در نرم‌افزار انبار بخشی وجود دارد که در آن اطلاعات کالاها، اموال و ماشین‌آلات و تجهیزات ثبت و نگهداری می‌شود. نمونه‌ی دیگر ثبت اطلاعات پرسنل سازمان در بخشی از نرم‌افزار پرسنلی است. باکمی دقت می‌توان اختلاف این دسته از داده‌ها را با داده‌های تراکنشی سازمان دریافت.
داده‌های اصلی و داده‌های تراکنشی چیست؟
با یک نگاه گذرا به داده‌های سازمانی متوجه می‌شویم که بسیاری از داده‌ها، درنتیجه‌ی تراکنش‌های سازمانی به وجود می‌آیند و برخی دیگر به‌خودی‌خود وجود دارند و نتیجهی تراکنش سازمانی نیستند. برای مثال داده‌های مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل، داده‌هایی هستند که درنتیجه‌ی اعمال ساعات ورود و خروج پرسنل بر احکام کارگزینی آنان به دست می‌آیند و برآیند یک یا چند تراکنش سازمانی هستند اما اطلاعات شخصی پرسنل به‌واسطه‌ی آنکه آن شخص یک منبع قابل‌دستیابی سازمان است نمود پیداکرده است و نتیجهی هیچ تراکنش سازمانی‌ای نیست. مثال دیگر در این خصوص داده‌های مربوط به رسید یا حواله انبار هستند که درنتیجه‌ی ورود یک کالا به انبار یا خروج از آن به وجود می‌آیند. این داده‌ها، داده‌هایی هستند که مشخص می‌کنند چه کالاهایی در چه تاریخی بنا به چه درخواستی به/از چه انباری وارد/ خارج‌شده‌اند. حواله انبار و رسید انبار دو تراکنش مرتبط با فرآیند انبارش در سازمان هستند؛ اما اطلاعات و داده‌های مربوط به خود کالا مانند شناسه و شرح کالا یا اطلاعات مربوط به انبار مانند شناسه و نام انبار یا اطلاعات شخص درخواست‌کننده مانند کد پرسنلی و نام شخص درخواست‌کننده، در اثر تراکنش‌های سازمانی به وجود نیامده‌اند و به‌واسطه‌ی آنکه جزئی از منابع سازمان هستند، دارای اطلاعات و داده‌هایی در این سازمان گردیده‌اند.
ادامه مقاله معرفی کدینگ سازمانی را در وبسایت سامانه کدینگ سازمانی مشاهده کنید.