مدیریت موجودی در بیمارستان‌ها در شرایط بحرانی
این روزها کشور با شرایط خاصی دست و پنجه نرم می‌کند، بیماری “کرونا” موضوعی است که تمام سازمان‌های کشور از جمله وزارت بهداشت و بیمارستان ها را بیش از پیش درگیر نموده است. موضوع مدیریت موجودی در حالی که مقدار دارو و لوازم بهداشتی ممکن است در این شرایط کمیاب شوند، از اهمیت بسیاری برخوردار است. در این مقاله با چالش‌های زنجیره تامین در مورد لوازم خاص بیمارستانی و راه‌حل‌های GS1 برای مدیریت موجودی می‌آموزیم.
این روزها کشور با شرایط خاصی دست و پنجه نرم می‌کند، بیماری “کرونا” موضوعی است که تمام سازمان‌های کشور از جمله وزارت بهداشت و بیمارستان ها را بیش از پیش درگیر نموده است. موضوع مدیریت موجودی در حالی که مقدار دارو و لوازم بهداشتی ممکن است در این شرایط کمیاب شوند، از اهمیت بسیاری برخوردار است. در این مقاله با چالش‌های زنجیره تامین در مورد لوازم خاص بیمارستانی و راه‌حل‌های GS1 برای مدیریت موجودی می‌آموزیم.
چالش‌های روبه افزایش زنجیره ارزش، این فشار را بروی سازمان‌های بهداشت و سلامت به وجود آورده است تا فرصت‌هایی را برای بهبود کارایی عملیاتی و کاهش هزینه به همراه بهبود کیفیت مراقبت جستجو کنند. مدیریت‌زنجیره‌تامین در بهداشت و درمان به دلیل تأثیر بروی سلامت افراد و دسترسی به ذخایر پزشکی دقیق و کافی بر اساس نیاز بیمار، نسبت به سایر صنایع پیچیده‌تر است. تعداد زیادی از تکنیک‌های مدیریت‌زنجیره‌تامین در سال‌های اخیر به‌کاررفته است اما موانع بر سر ادامه توسعه استفاده از آن‌ها همچنان وجود دارد. یکی از تکنیک‌های مدیریتی برای رفع چالش‌های موجود در زنجیره بهداشت و درمان، استفاده از راهکارها و راه‌حل‌هایی است که سیستم استاندارد جهانی (GS1) برای این حوزه به ارمغان آورده است.
در ادامه تحقیق به ترتیب در هر بخش موارد زیر مطرح میشود:
در بخش دوم چالش‌های کنونی بیمارستان‌ها را مطرح کرده و زنجیره‌تامین بهداشت و درمان را و در بخش سوم تشریح می‌کنیم. در بخش چهارم ضمن اطلاع‌رسانی تجربه‌های موفق سایر بیمارستان‌ها در به‌کارگیری استانداردهای GS1، نتایج استفاده از این راه‌حل‌ها را بررسی خواهیم کرد. بخش پنجم به جمع‌بندی و نتیجه‌گیری اختصاص‌یافته است.
چالش‌هایی که بیمارستان‌ها با آن مواجه هستند
برخی از اقدامات صورت گرفته در سال‌های اخیر بادید کاهش هزینه‌های زنجیره و بهبود سطح خدمت ارائه‌شده به مشتری صورت گرفته است. در این بخش با چالش‌هایی که بیمارستان‌ها در مدیریت موجودی خود با آن روبرو هستند آشنا می‌شویم:
داروخانه و اتاق عمل:
موجودی بیمارستان مثل خیلی مسائل دیگر در زندگی از قانون 80/20 پیروی می‌کند. درواقع 80% ارزش موجودی تنها متعلق به 20% از محصولات حقیقی است و اغلب این اقلام باارزش چه دارایی باشند و چه از ذخایر جراحی پزشکی، محموله‌ها و یا داروها، به بخش‌های اتاق عمل یا داروخانه وارد میشوند. بر همین اساس می‌بایست تلاش‌های مرتبط با موجودی‌ها را برنامه‌ریزی کرد. در حقیقت 80% زمان و انرژی خود را می‌بایست بروی سفارش دهی و سازمان‌دهی تجهیزات، ذخایر و محصولات دارویی موجود در این طبقه صرف کرد.
طول عمر محصولات:
زمانی که ماده مؤثره ثبت شود، هشت سال به طول می‌انجامد تا کالایی برای عرضه به بازار تولید شود. تکنولوژی جدید چرخه عمر محصول را کوتاه و فشار جدیدی روی کانال‌های توزیع ایجاد می‌کند.
حاشیه سود:
باوجوداینکه تولیدات دارویی ارزش بالایی به ازای هر واحد دارند، حاشیه عملیاتی در بخش عمده‌فروشی کوچک است. یک دلیل آن این است که کنترل روی قیمت توسط بیمارستان‌ها، خرده‌فروشان و تولیدکنندگان انجام میشود.
فقدان آموزش زنجیره‌تامین:
آگاهی از مفهوم مدیریت‌زنجیره‌تامین به‌خصوص در بیمارستان پایین است؛ بنابراین مدیران به‌درستی مجهز نیستند تا بتوانند زنجیره پزشکی و دارویی را کنترل کنند.
پیش‌بینی:
برآورد دقیق تقاضای دارویی دشوار است. فقدان استاندارد نام‌گذاری برای محصولات بهداشت و درمانی و به‌علاوه ترجیحات پزشکان عدم قطعیت بیشتری در این زمینه ایجاد می‌کند.
سازمان و برچسب‌گذاری:
پیشنهاد میشود ذخایری که غالباً مورداستفاده قرار میگیرد در مکان‌هایی با دسترسی‌های آسان قرار داده شوند. این کار به افزایش دقت در برچسب‌زنی قفسه‌ها کمک کرده و این اطمینان را ایجاد می‌کند که موجودی‌های جدید به انتهای قفسه منتقل شود تا کالاهای قدیمی‌تر زودتر استفاده شوند. این تغییرات اندک موجب میشود که کارمندان اقلام ضروری را سریعاً پیداکرده و از دورریزی اقلام به دلیل منقضی شدن تاریخ آن‌ها جلوگیری میشود. همچنین برای بیمارستان‌ها مهم است که مکان‌های متمرکزی که موجودی در آنجا ذخیره میشود، تعیین شود. اگر کارمندان مجبور به طی مسافت‌های طولانی به جهت برداشتن اقلامی که مکرراً مورداستفاده قرار میگیرد، باشند، ممکن است مکان‌های ذخیره‌سازی کوچک ایجاد کنند که سبب بی‌نظمی در موجودی خواهد شد.
سرمایه‌گذاری در نرم‌افزارهای پیشرفته:
این‌یکی از آسان‌ترین گام‌ها در جهت بهبود مدیریت موجودی بیمارستان است که اغلب نادیده گرفته میشود. موجودی بیمارستانی نسبتاً پیچیده است. با سرمایه‌گذاری در مدیریت موجودی و نرم‌افزارهای ردیابی که می‌تواند نیازهای مخصوصی از دنیای کسب‌وکار را عهده‌دار شود، می‌توانید عالی‌ترین خدمات را ارائه کنید. به‌عنوان‌مثال نرم‌افزار انتخابی باید قادر به شناسایی و کار با بیش از 150 بارکد موجود در بیمارستان باشد. همچنین مطمئن باشید که می‌تواند بین واحدهای صادرشده و مورداستفاده اندازه‌گیری تمایز قائل شود.
تلفیق داده‌های ورودی:
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت درست موجودی بیمارستان تعیین دقیق واحدهای اندازه‌گیری است. داده‌های مرتبط با دستکش‌های پزشکی منتشرشده توسط تأمین‌کننده، واحدهای استفاده‌شده واقعی اندازه‌گیری برای آن کالاست که نشان می‌دهد 1 جعبه سفارش و پخش‌شده است.
سایر
سایر مسائلی که بیمارستان‌ها و واحدهای بهداشت و درمان با آن مواجه هستند، کمبود دارو و تجهیزات جراحی، مازاد ذخیره، ذخیره‌سازی داروهایی که به مراقبت ویژه نیازمند هستند، مرتب‌سازی موجودی، تولید صورت‌حساب، ایجاد گزارش‌های فروش و موجودی، ردیابی تاریخ انقضای داروهای ذخیره‌شده است.
استانداردهای GS1 برای حل مشکلات و مسائلی که بیمارستان‌ها با آن مواجه هستند، راهکارهای اساسی و کارآمدی ارائه کرده که در ادامه با آن آشنا می‌شویم.
مدیریت‌زنجیره‌تامین در صنعت بهداشت و درمان
بدون تردید قسمت تولید اثربخش‌ترین مرحله از درمان یک بیمار است که برای دست‌یابی به این هدف باید تمامی چرخه از مواد اولیه، تولید، محصول، توزیع و غیره تا بیمار، ره‌گیری و ردیابی شود. این عملیات به‌وسیله راهکارهای GS1 قابل سازمان‌دهی و اجرا است. در این بخش تمامی مراحل زنجیره به‌صورت اختصار توضیح داده میشود. مراحل چرخه زنجیره‌تامین بهداشت و درمان به شرح زیر است:
تولید (Production)
همان‌طور که در شکل 1 نشان داده‌شده است، مواد اولیه زمانی که برای تولید یک محصول به کارخانه تولید وارد میشوند اطلاعات آن‌ها به‌وسیله شناسه تجاری کالا بنام (SSCC) شناسایی میگردد. شناسه جهانی هر کالا (GTIN) حاوی مشخصات اصلی محصول شامل کد شناسایی کالا، سری ساخت و تاریخ انقضا است و آن کالا را قابل‌ردیابی می‌سازد. این (GTIN) هنگام تولید یک محصول به آن اختصاص داده میشود. این ردیابی در پایین‌ترین سطح قابل ره‌گیری است.
شکل 1: تولید
به هر سطح بسته‌بندی محصول یک (GTIN) تخصیص داده میشود؛ که در آن اطلاعات سری ساخت و تاریخ ثبت‌شده و قابل‌استخراج است. مرحله بعدی زنجیره‌تامین، اختصاص شماره لجستیکی (SSCC) است که شامل اطلاعات سفارشی و لجستیکی است که این اطلاعات، آن را در این مرحله قابل‌ردیابی می‌سازد.
آماده سازی و انبارداری (Warehousing-Preparation)
در شکل 2 محصولات بعد از تولید به انبار رسیده و آماده ذخیره و انتقال میشوند. در طول دوره، ذخیره سازی فیزیکی موجودی انجام میشود. پس از دریافت کالا، سفارش از مشتری محصولات گرفته میشود. شماره لجستیکی (SSCC) به آن اختصاص داده‌شده و آماده انتقال میگردد.
شکل 2: آماده سازی، انبارداری و حمل
انتقال و جابجایی کالاها به‌صورت فیزیکی در انبار توسط (GTIN) انجام میشود. بعضی سفارش‌های به‌صورت الکترونیکی ارسال می گردند. هر واحد ثبت‌شده در این سیستم نیز یک شماره لجستیکی SSCC میگیرد. ردیابی محل فیزیکی SSCC ها توسط GLN مقدور خواهد بود. شماره شناسایی کالا و شماره بچ یا بهر محصول نیز بر روی بسته بندی آن ثبت‌شده و به آن SSCC مربوطه اختصاص داده‌شده است.
حمل (Shipping)
بسته های آماده‌شده توسط وسایل حمل‌ونقل از انبار خارج‌شده و به مقصد مشخص‌شده منتقل می شوند. زمانی که محموله موردنظر به مقصد می رسد توسط شماره لجستیکی (SSCC) قابل‌شناسایی است.
دریافت (Receiving)
شکل 3 گویای آن است که اطلاعات کالاها قبل از رسیدن آن به محل، دریافت می گردد. موقع که کالاهای ارسالی به مقصد رسید انبارش شده و موجودی به روز میگردد.
شکل 3: حمل و دریافت
برای دریافت کالاها در انبار هر بار، برنامه‌ریزی میشود. این دریافت به‌وسیله شماره لجستیکی کالا(SSCC) کنترل می گردد و صورت حساب یا حواله ارسالی با محموله دریافت شده تطبیق داده می شود.
دریافت کالاها در مراکز بهداشتی درمانی (Healthcare delivery)
همان‌طور که در شکل 4 مشاهده میشود، در یک بیمارستان فرآیندهای داخلی خیلی زیادی برای مراقبت از بیماران وجود دارد به‌طور مثال ازجمله از این فرآیندها استریل کردن وسایل جراحی و مدیریت دفع و انتقال زباله‌های بیمارستانی و غیره است.
شکل 4: دریافت کالاها در مراکز بهداشتی درمانی