مدیریت اموال در سازمان ها
1- مقدمه
اموال ثابت، دارايي‌هاي برگشتني و تجهيزات و ماشين‌آلات، بخش مهمي از سرمايه شركت‌هاي بزرگ هستند كه بايد به‌طور مستمر تحت كنترل و نظارت مديران سازمان باشند. امروزه اغلب سازمان‌ها به اين باور رسيده‌اند كه استفاده از روش‌هاي سنتي و دستي براي جمع‌آوری و مديريت اطلاعات اموال و همچنين حفظ سوابق تعمير و نگهداري آن‌ها، سخت، وقت‌گیر، پرهزینه و كلافه‌كننده است. عدم شفافيت دارايي‌ها، برايتان هزينه خواهد داشت كه می‌توان به موارد زير اشاره كرد:
- سرقت، آسيب و جابجايي، اتفاقات معمول در حوزه نگهداري اموال و دارايي‌هاست.
- نيمي از شركت‌ها، بيش از 5 درصد از درآمد خود را صرف عمليات دارايي لجستيكي مي‌كنند.
- يك‌چهارم شركت‌ها، هر ساله حدود 10 درصد از ناوگان كانتينري يا پالت‌هايشان را از دست مي‌دهند.
- 50 درصد شركت‌ها، مديريت دارايي‌هاي خود را به‌صورت دستي انجام مي‌دهند.
- 75 درصد شركت‌ها معتقدند سيستم‌هاي مديريت اموال موجود، شكست خورده‌اند و مطابق با نيازهاي عملياتي‌شان طراحي نشده‌اند.
پيشرفت تكنولوژي در زمينه شناسايي و رديابي اقلام، راهكارهايي بديع، هوشمند و كارآمد را به ارمغان آورده است كه مشكلات روش‌هاي سنتي را از ميان می‌برد و مزاياي فراواني را براي مالكان كسب‌وكارها ايجاد می‌کند. استفاده از یک راهکار یکپارچه نرم‌افزاري، كمك می‌کند كه اموال و تجهیزات با ارزش سازمان به‌خوبی تحت کنترل باشد. با استفاده از ترکیب رايانه‌ها، ابزارهاي موبايل (مانند تبلت و PDA و Handheld) و نرم‌افزار رديابي و مديريت اموال و تجهيزات، عمليات كنترل و نظارت بسيار ساده‌تر انجام خواهد شد، هزينه و زمان انجام عمليات شناسايي و مديريت اموال كاهش مي‌يابد، آمارها بي‌خطا و دقيق خواهد بود و منابع سازمان در راه ارتقاي بهره‌وری و رشد سازمان مصرف مي‌شود.
حدود 70 درصد سرمايه‌گذاري‌ها در زمينه راه‌حل‌هاي مديريت دارايي، پس از 2 سال، كنار گذاشته مي‌شوند.
حال فرض كنيد تمام مزاياي فوق را به‌همراه شناسايي منحصر‌به‌فرد اقلام خود در سطح جهان با استفاده از استانداردهاي بين‌المللي GS1 كه در تمام دنيا پذيرفته شده است، در اختيار داشته باشيد. به‌عنوان مثال، اگر مالك يك شركت توليدي در زمينه قطعات صنعتي هستيد و محصولات خود را داخل پالت‌هاي گران‌قيمت كه جزو اموال برگشتني شركتتان هستند قرار مي‌دهيد و براي مشتريان ارسال مي‌كنيد يا اگر يك شركت حمل‌ونقلي داريد و كانتينرهاي خود را به نقاط مختلف ايران و جهان ارسال مي‌كنيد، با استفاده از راهكارهاي استاندارد و بين‌المللي GS1، به‌راحتي مي‌توانيد اموال شركت خود را در سطح جهان شناسايي و رديابي كنيد. علاوه بر اين، شركاي تجاري شما هم به سادگي مي‌توانند پالت يا كانتينر ارسالي متعلق به شركت شما را تشخيص داده و به شما باز پس دهند. اين كار با وجود سه دسته راهكارهاي GS1 ممكن است:
• راهكارهاي شناسايي: سازمان بين‌المللي GS1، شناسه‌هايي استاندارد را كه در تمام نقاط دنيا پذيرفته شده‌اند، براي شناسايي شركاي تجاري و موقعيت‌هاي فيزيكي، دارايي‌هاي ثابت، دارايي‌هاي برگشتني، اسناد و مدارك و فرم‌ها، روابط خدماتي و اقلام خرده‌فروشي ارائه داده است كه در زمينه مديريت اموال، تعمير و نگهداري تجهيزات و سفارش اقلام مورد نياز سازمان‌ها بسيار كارآمد هستند.
• راهكارهاي ضبط خودكار: علاوه بر شناسه‌ها، GS1 استانداردهايي را نيز براي ضبط خودكار داده‌ها ارائه مي‌دهد. باركدها، ديتاماتريس‌ها و تگ‌های فركانس راديويي (RFID) مهم‌ترین اين استانداردها هستند كه كمك مي‌كنند بتوان اموال و تجهيزات را برچسب‌زني يا تگ‌گذاري كرده و با استفاده از اسكنرهاي دستي (مانند تبلت و PDA و Handheld) اطلاعات آن‌ها را به سرعت و با دقت بسيار زياد در سيستم نرم‌افزاري ثبت كرد.
• راهكارهاي تبادل الكترونيكي داده‌ها: علاوه بر ثبت داده‌ها در سيستم نرم‌افزاري، بايد بتوان داده‌ها را بين سيستم‌هاي مختلف به اشتراك گذاشت و گزارش‌ها يكپارچه تهيه كرد. استانداردهاي GS1 در زمينه تبادل الكترونيكي داده‌ها (EDI) بين شركاي تجاري محلي و بين‌المللي، به همین منظور طراحي و تدوين شده است.
2- شناسه جهانی دارايی شخصی چيست؟
شناسه جهاني دارايي شخصي (GIAI) يك كليد شناسايي GS1 است كه براي شناسايي دارایی‌های شخصي استفاده می‌شود. اين يك شناسه منحصر به فرد است كه از يك پیش‌شماره شركتي GS1 و يك مرجع دارايي شخصي تشكيل شده است.
GIAI يكي از دو شناسه GS1 است كه براي شناسايي اموال استفاده می‌شود. اين شناسه براي شناسايي دارایی‌های ثابت و معين در داخل يك شركت استفاده می‌شود، مانند كامپيوتر، ميز تحرير و يا قطعه‌ای از يك هواپيما. GIAI اين امكان را فراهم می‌کند كه دارایی‌هایي كه جداگانه به‌عنوان بخشي از اموال ثابت يك سيستم كنترل موجودي هستند را ثبت كنند. به عبارت ساده‌تر، اين بدين معني است كه هر دارايي شخصي با هر ارزشي در داخل يك شركت به صورت منحصر به فرد شناسايي شود. GIAI می‌تواند به صورت جهاني و يكپارچه براي شناسايي اموال استفاده شود. اطلاعات دقيق در خصوص دارايي در يك پايگاه داده ثبت می‌شود و GIAI كليدي است كه ارتباط بين آن اطلاعات را فراهم می‌کند. GIAI می‌تواند به صورت يك باركد GS1-128 توليد شود و در يك كد الكترونيكي محصول (EPC) كدگذاري شود و قادر باشد با تگ راديويي (RFID) شناسايي و يا در پايگاه داده استفاده شود.