مدیریت اسناد با استفاده از استانداردهای GS1
پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. اهمیت این موضوع از آنجا قابل درک است که در سازمان‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌های مختلف اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق‌العاده ارزشمند که با عناوین گوناگون مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، قراردادها، نقشه جات، موافقت‌نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و غيره وجود دارند و می‌بایست به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشأ اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌رسانی را نیز به وجود آورد. سیستم مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجوی و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
مدیریت اسناد با استفاده از استانداردهای GS1 چیست؟
برای دانستن این مطلب، ابتدا باید به چند مفهوم اشاره کنیم.
پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. اهمیت این موضوع از آنجا قابل درک است که در سازمان‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌های مختلف اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق‌العاده ارزشمند که با عناوین گوناگون مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، قراردادها، نقشه جات، موافقت‌نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و غيره وجود دارند و می‌بایست به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشأ اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌رسانی را نیز به وجود آورد. سیستم مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجوی و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
مدتی است که عباراتی نظیر Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شرکت‌های نرم‌افزاری کشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آن‌ها فعالیت‌های خود را برای تولید این سیستم‌ها آغاز نموده‌اند. اما پیش از آغاز هر حرکت و تلاشی لازم است این مفاهیم در بستر فرهنگ کاری کشور به دقت مورد مطالعه قرار گیرند و شناخته شوند تا سیستمی مطابق با انتظارات و فرهنگ اداری کشور تولید شود؛ آنچه تاکنون بسیار به‌ندرت صورت گرفته، یعنی مطالعه و تحقیق قبلی در زمینه تکنولوژی یا علمی که در غرب به وجود آمده و استفاده می‌شود و تطبیق و هماهنگ‌‌‌‌سازی آن‌ها برای سازوکارهای کشورمان. به همین علت بسیاری از این علوم و فناوری‌ها یا به درستی استفاده نشده‌اند یا پس از صرف وقت و هزینه هنگفت، برای تولید یا وارد‌کردن آن‌ها با شکست مواجه شده‌اند. بدین ترتیب، نگارنده در این مقاله به تعریف این دو عبارت پرداخته و تفاوت‌های آن‌ها را بیان خواهد کرد. همچنین دلایل انتخاب و استفاده از هر یک از این سیستم‌ها برای شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسی قرار خواهد گرفت و درنهایت درباره‌ی پتانسیل لازم برای راه‌اندازی چنین سیستم‌هایی در کشور، نتیجه‌گیری خواهد شد.
سیستم مدیریت اسناد
هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفي است. این مدارک یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. درواقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد درواقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه‌بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را بر عهده دارد.
سیستم کامل مدیریت اسناد باید ویژگی‌های زیر را دارا باشد:
• هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.
• ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.
• با استفاده از بایگانی، کلیه اطلاعات اسناد را به طور کامل یکپارچه سازد.
• تمرکز کامل بر ذخیره‌سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.
• مبتنی بر گردش کار قدرتمندی باشد و کلیه روال‌های کاری سازمان، قابل طراحی توسط موتور گردش کار باشند.
• هدف سیستم، ذخیره‌سازی و بازیابی مستندات به شکل اصلی و اولیه‌ی آن‌ها باشد.
• مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وبسایت باشد.
البته لازم به ذکر است که این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارائه می‌دهند. بیش‌تر سیستم‌های موجود در بازار غرب توانایی‌ها و کارکردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی‌ها نشان‌دهنده‌ی کارکردهای معمول یک سیستم مدیریت اسناد است.
سیستم مدیریت محتوا
این سیستم جدیدتر از DMS است و اساساً به منظور مدیریت و سامان‌دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان‌ها طراحی شده است و در حقیقت، مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را بر عهده دارد و در سال‌های اخیر با افزایش سایت‌های اینترنتی و سایت‌های داخلی سازمان‌ها، مدیریت محتوای سایت‌های یادشده و به‌روز نگاه‌داشتن اطلاعات آن‌ها برای سازمان‌ها، مشکل‌ساز گشته است.
این سیستم مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را بر عهده دارد و به کاربر امکان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آن‌ها را می‌دهد.
به طور خلاصه، مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:
• اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آن‌ها را مدیریت می‌کند.
• امکان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت آن‌ها بر روی سایت را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
• ارتباطات مورد نیاز و کامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آن‌ها را ایجاد می‌کند.
• ایجاد و ویرایش صفحات، کارکرد اصلی این سیستم است.
• بین دسترسی و بایگانی یکپارچگی ایجاد می‌کند.
• دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی است.
شایان ذكر است که یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم‌های Enterprise CMS می‌شود که درنهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می‌سازد و به این ترتیب، می‌توان به یک مدیریت کامل معلومات رسید. چه آنکه برای دستیابی به چنین نقطه‌ای، کاستی‌های فراوانی وجود دارد. در این راه GS1 پیشنهاد‌هایی برای استفاده از سیستم کدینگ خود معرفی می‌نماید که برای ردیابی اطلاعات بسیار مؤثر و مفید است.
برای خواندن ادامه مقاله مدیریت اسناد با استفاده از استانداردهای GS1 وبسایت e-code را مشاهده فرمایید.