کدینگ سازمانی
كدينگ سازماني چیست ؟
فرآيندي است كه طي آن اقلام سازمان شامل ماشین‌آلات، تجهيزات، مواد اوليه، قطعات يدكي، ابزارآلات و … شناسایی‌شده و براي هرکدام با گردآوری اطلاعات مرتبط، كاتالوگي طبق نياز سازمان ايجاد می‌گردد و در پايان براي بازبینی سريع و صحيح اطلاعات مربوطه، به هرکدام از اين مجموعه اطلاعات گردآوری‌شده يك كد يكتا تخصيص داده می‌شود. واضح است كه كاركرد اطلاعات گردآوری‌شده، شناسايي قلم كالا و رفع نیازمندی‌های اطلاعاتي سازمان است.
اهميت كدينگ سازمانی
وظيفه كدينگ سازماني، توليد و نگهداري داده‌های باکیفیت از اطلاعات توصيفي و ذاتي اقلام تداركاتي و به اشتراک‌گذاری آن براي مصرف ساير سیستم‌های اطلاعاتي سازمان است. اگر داده‌های مبادله شده بی‌کیفیت و مبهم باشند، كل سيستم اطلاعاتي سازمان را بيمار كرده و به‌تبع آن فرآیندهای سازمان دچار ناهنجاري و كاركرد نادرست خواهند شد. درنتیجه سازمان در رسیدن به اهداف عالیه‌ی خود دچار مشكل می‌گردد، هزینه‌ها بالا رفته و بهره‌وری افت می‌کند. برخي از منافع پیاده‌سازی و اجراي سيستم كدينگ سازماني عبارت‌اند از:
- شناسايي منحصربه‌فرد و بی‌ابهام اقلام، به‌گونه‌ای كه مانع اختصاص چند شناسه به اقلام يكسان و مشابه موجود در سازمان گردد.
- امكان سفارش‌گذاري بر اساس مشخصه‌های ذاتي قلم كالا در مواردي كه خود قلم كالاي موردنظر در بازار موجود نيست اما قلم كالاهاي مشابه آن موجود و قابل‌دستیابی باشند. (ژنريك سازي)
- ايجاد زبان مشترك ميان بخش‌های مختلف سازمان به‌طوری‌که همه بخش‌ها، قلم كالاها را با كد يكتا و نام يكسان شناسايي می‌کنند. به اين وسيله صحت اطلاعات تراكنشي تولیدشده مربوط به قلم كالا در هر بخش از سازمان تضمین‌شده و اجزاي زنجيره تأمین موجود در سازمان هم‌زبانی پيدا می‌کنند.
- امكان هم‌ارز كردن كالاهاي مشابه به‌طوری‌که سازمان در مواقع لزوم بتواند از يكي به‌جای ديگري استفاده كند.
- امكان استفاده از كاتالوگ الكترونيكي تولیدشده‌ی قلم كالا توسط بخش‌های مختلف مانند طراحي و مهندسي، ساخت و توليد، نگهداري و تعميرات، مالي، انبار و كنترل موجودي و … براي برنامه‌ریزی‌هایی كه به‌نوعی قلم كالا در آن دخيل باشد؛ مانند استفاده در نرم‌افزارهای BOM، برنامه‌ریزی و كنترل توليد، مالي و حسابداري، نت، فروش، خريد و سفارش‌ها، انبار و كنترل موجودي و بسياري نرم‌افزارهای سازماني ديگر كه اطلاعات قلم كالا در آن جريان دارد.
- امكان فراخوان براي تأمین قلم كالاها توسط تأمین‌کنندگان در سطح كلان بر اساس الگوهاي شناسايي تعریف‌شده سازماني به‌طوری‌که تأمین‌کنندگان، قلم كالاهاي خود را بر اساس نياز سازمان معرفي نمايند. اين مهم باعث می‌شود سازمان بتواند به طور دقيق منبع يابي كرده و قلم كالاهاي مورد نياز خود را از منابع متنوع تامين نمايد.
- ايجاد يك ديكشنري فني مربوط به كليه مفاهيمي كه در ارتباط با قلم كالاها در سازمان قابل تعريف هستند و استفاده از آن به عنوان يك پايگاه دانش فني مرتبط با قلم كالاها.
- بالا بردن دقت و سرعت شناسايي قلم كالاها با استفاده از الگوهاي شناسايي از پيش تعریف‌شده كه توسط خبرگان سازمان تهیه‌شده‌اند.
- فراهم آوردن زيرساختي براي برپايي سيستم رديابي درون‌سازمانی و برون‌سازمانی محصول.
شناسايي منابع سازمان
هر سازمان توليدي و خدماتي براي به‌کارگیری به‌موقع، صحيح و كارآمد منابع مالي، انساني و اقلام خود و برنامه‌ریزی براي آن‌ها در جهت اهداف، نياز دارد تا آن منابع را به‌درستی شناسايي كند. بديهي است شناسايي ناقص يا نادرست منابع سازمان باعث ناتواني در برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) و درنتیجه بالا رفتن هزینه‌ها خواهد شد.
قلم كالاها يكي از مهم‌ترین منابع سازمان هستند كه سازمان براي توليد محصول يا ارائه خدمات آن‌ها را تدارك نموده و بكار می‌گیرد. هنگامی‌که سازمان با تنوع عظيمي از اقلام سروکار داشته باشد، نيازمند آن است كه با استفاده از فرآيندهايي با منطق مناسب، قلم كالاها را شناسايي و اطلاعات آن‌ها را مديريت كند. شناسايي صحيح و بی‌ابهام، موجب بهبود عملكرد سازمان در برنامه‌ریزی اين دسته از منابع سازماني می‌گردد.
سامانه شناسايي و كدينگ اقلام سازماني
به پشتوانه‌ی بهره‌مندی از دانش و تجربه‌ی سازمان‌های بین‌المللی پيشرو در بحث لجستيك كالا و نيز با بومی‌سازی استانداردهاي بین‌المللی مرتبط باکیفیت داده‌ها مانند ISO8000 و باهدف بهینه‌سازی فرآيندهاي سازماني شرکت‌های توليدي، صنعتي و خدماتي، افزودن بهره‌وری و كاهش هزینه‌های سازماني، مركز ملي شماره گذري كالا و خدمات ايران با پشتوانه چندين ساله خود در اين عرصه نسبت به باز طراحي و ارائه سامانه جديد كدينگ سازماني اقدام نموده است.
نتيجه آن توليد سامانه كدينگ سازماني است كه سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از آن به‌عنوان زیرساخت سيستم جامع نرم‌افزاری در برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) خود كيفيت داده‌های مرجع، اصلي و تراكنشي تولیدشده در سیستم‌های اطلاعاتي خود را تضمين كرده و به اين وسيله هزینه‌ها را كاهش داده و بهره‌وری را بیافزایند.
مزايا و امكانات نرم‌افزار
- توليد كاتالوگ الكترونيكي اقلام بر اساس استانداردهای روز دنیا
- توليد كد منحصربه‌فرد بر اساس استانداردهاي سازمان جهاني GS1
- امكان طبقه‌بندي اقلام به‌صورت سفارشي براي سازمان جهت تهيه گزارش‌های مديريتي
- امكان استفاده هم‌زمان از چند ساختار طبقه‌بندی و برقراري تناظر بين ساختارهاي متفاوت
- امكان ايجاد درختواره سيستمي تجهيزات جهت شناسايي ارتباط پدر و فرزندي قطعات و دستگاه‌ها
- تهیه گزارش های مهم مدیریتی بنا به نیاز سازمان
تجربیات عملی مرکز در حوزه شناسایی و کاتالوگ‌سازی
سوابق مركز و سازمان‌هاي استفاده کننده از سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام (کدینگ) به شرح زير مي‌باشد:
- پياده‌سازي سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام در شركت ملي نفت ايران، شركت ملي گاز ايران، شركت ملي پالايش و پخش ايران و شركت ملي پتروشيمي ايران
- پياده‌سازي سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام گروه صنعتی بهمن
- پياده‌سازي سيستم كدگذاري سماپل (سيستم مديريت اطلاعات پايه لجستيك) در سطح انبارهاي بخش دفاعي كشور
- سابقه پياده‌سازي سيستم كدگذاري سماپل در سطح انبارهاي راه‌آهن جمهوري اسلامي ايران
- سابقه پياده‌سازي سيستم كدگذاري سماپل در سطح انبارهاي صنايع نظامي پارچين
- پياده‌سازي سيستم‌هاي رهگيري و رديابي در صنايع نظامي پارچين
- پياده‌سازي سيستم‌هاي رهگيري و رديابي در سطح چند شركت توليد كننده فراورده‌هاي پروتئيني
- پياده‌سازي سيستم طبقه‌بندي اقلام در سازمان بنادر و دريانوردي جمهوري اسلامي ايران
- ارائه مشاوره در خصوص شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام به سازمان‌ها (از جمله بانك ملي، بانك ملت، سازمان آبفا، وزارت جهاد كشاورزي، سازمان انرژي اتمي و …)
- ارائه سرويس‌هاي ايران‌كد به سامانه تداركات الكترونيكي دولت (ستاد)
- ارائه سرويس‌هاي ايران‌كد به سامانه ثبت الكترونيكي معاملات نفتي (ثامن)
- ارائه سرويس‌هاي ساختار طبقه‌بندي ملي به ستاد مبارزه قاچاق كالا در سامانه شناسه كالا
