مدیریت اموال در سازمان ها
۱- مقدمه
اموال ثابت، دارایی‌های برگشتنی و تجهیزات و ماشین‌آلات، بخش مهمی از سرمایه شرکت‌های بزرگ هستند که باید به‌طور مستمر تحت کنترل و نظارت مدیران سازمان باشند. امروزه اغلب سازمان‌ها به این باور رسیده‌اند که استفاده از روش‌های سنتی و دستی برای جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات اموال و همچنین حفظ سوابق تعمیر و نگهداری آن‌ها، سخت، وقت‌گیر، پرهزینه و کلافه‌کننده است. عدم شفافیت دارایی‌ها، برایتان هزینه خواهد داشت که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سرقت، آسیب و جابجایی، اتفاقات معمول در حوزه نگهداری اموال و دارایی‌هاست.
- نیمی از شرکت‌ها، بیش از ۵ درصد از درآمد خود را صرف عملیات دارایی لجستیکی می‌کنند.
- یک‌چهارم شرکت‌ها، هر ساله حدود ۱۰ درصد از ناوگان کانتینری یا پالت‌هایشان را از دست می‌دهند.
- 50 درصد شرکت‌ها، مدیریت دارایی‌های خود را به‌صورت دستی انجام می‌دهند.
- 75 درصد شرکت‌ها معتقدند سیستم‌های مدیریت اموال موجود، شکست خورده‌اند و مطابق با نیازهای عملیاتی‌شان طراحی نشده‌اند.
پیشرفت تکنولوژی در زمینه شناسایی و ردیابی اقلام، راهکارهایی بدیع، هوشمند و کارآمد را به ارمغان آورده است که مشکلات روش‌های سنتی را از میان می‌برد و مزایای فراوانی را برای مالکان کسب‌وکارها ایجاد می‌کند. استفاده از یک راهکار یکپارچه نرم‌افزاری، کمک می‌کند که اموال و تجهیزات با ارزش سازمان به‌خوبی تحت کنترل باشد. با استفاده از ترکیب رایانه‌ها، ابزارهای موبایل (مانند تبلت و PDA و Handheld) و نرم‌افزار ردیابی و مدیریت اموال و تجهیزات، عملیات کنترل و نظارت بسیار ساده‌تر انجام خواهد شد، هزینه و زمان انجام عملیات شناسایی و مدیریت اموال کاهش می‌یابد، آمارها بی‌خطا و دقیق خواهد بود و منابع سازمان در راه ارتقای بهره‌وری و رشد سازمان مصرف می‌شود.
حدود ۷۰ درصد سرمایه‌گذاری‌ها در زمینه راه‌حل‌های مدیریت دارایی، پس از ۲ سال، کنار گذاشته می‌شوند.
حال فرض کنید تمام مزایای فوق را به‌همراه شناسایی منحصر‌به‌فرد اقلام خود در سطح جهان با استفاده از استانداردهای بین‌المللی GS1 که در تمام دنیا پذیرفته شده است، در اختیار داشته باشید. به‌عنوان مثال، اگر مالک یک شرکت تولیدی در زمینه قطعات صنعتی هستید و محصولات خود را داخل پالت‌های گران‌قیمت که جزو اموال برگشتنی شرکتتان هستند قرار می‌دهید و برای مشتریان ارسال می‌کنید یا اگر یک شرکت حمل‌ونقلی دارید و کانتینرهای خود را به نقاط مختلف ایران و جهان ارسال می‌کنید، با استفاده از راهکارهای استاندارد و بین‌المللی GS1، به‌راحتی می‌توانید اموال شرکت خود را در سطح جهان شناسایی و ردیابی کنید. علاوه بر این، شرکای تجاری شما هم به سادگی می‌توانند پالت یا کانتینر ارسالی متعلق به شرکت شما را تشخیص داده و به شما باز پس دهند. این کار با وجود سه دسته راهکارهای GS1 ممکن است:
• راهکارهای شناسایی: سازمان بین‌المللی GS1، شناسه‌هایی استاندارد را که در تمام نقاط دنیا پذیرفته شده‌اند، برای شناسایی شرکای تجاری و موقعیت‌های فیزیکی، دارایی‌های ثابت، دارایی‌های برگشتنی، اسناد و مدارک و فرم‌ها، روابط خدماتی و اقلام خرده‌فروشی ارائه داده است که در زمینه مدیریت اموال، تعمیر و نگهداری تجهیزات و سفارش اقلام مورد نیاز سازمان‌ها بسیار کارآمد هستند.
• راهکارهای ضبط خودکار: علاوه بر شناسه‌ها، GS1 استانداردهایی را نیز برای ضبط خودکار داده‌ها ارائه می‌دهد. بارکدها، دیتاماتریس‌ها و تگ‌های فرکانس رادیویی (RFID) مهم‌ترین این استانداردها هستند که کمک می‌کنند بتوان اموال و تجهیزات را برچسب‌زنی یا تگ‌گذاری کرده و با استفاده از اسکنرهای دستی (مانند تبلت و PDA و Handheld) اطلاعات آن‌ها را به سرعت و با دقت بسیار زیاد در سیستم نرم‌افزاری ثبت کرد.
• راهکارهای تبادل الکترونیکی داده‌ها: علاوه بر ثبت داده‌ها در سیستم نرم‌افزاری، باید بتوان داده‌ها را بین سیستم‌های مختلف به اشتراک گذاشت و گزارش‌ها یکپارچه تهیه کرد. استانداردهای GS1 در زمینه تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI) بین شرکای تجاری محلی و بین‌المللی، به همین منظور طراحی و تدوین شده است.
۲- شناسه جهانی دارایی شخصی چیست؟
شناسه جهانی دارایی شخصی (GIAI) یک کلید شناسایی GS1 است که برای شناسایی دارایی‌های شخصی استفاده می‌شود. این یک شناسه منحصر به فرد است که از یک پیش‌شماره شرکتی GS1 و یک مرجع دارایی شخصی تشکیل شده است.
GIAI یکی از دو شناسه GS1 است که برای شناسایی اموال استفاده می‌شود. این شناسه برای شناسایی دارایی‌های ثابت و معین در داخل یک شرکت استفاده می‌شود، مانند کامپیوتر، میز تحریر و یا قطعه‌ای از یک هواپیما. GIAI این امکان را فراهم می‌کند که دارایی‌هایی که جداگانه به‌عنوان بخشی از اموال ثابت یک سیستم کنترل موجودی هستند را ثبت کنند. به عبارت ساده‌تر، این بدین معنی است که هر دارایی شخصی با هر ارزشی در داخل یک شرکت به صورت منحصر به فرد شناسایی شود. GIAI می‌تواند به صورت جهانی و یکپارچه برای شناسایی اموال استفاده شود. اطلاعات دقیق در خصوص دارایی در یک پایگاه داده ثبت می‌شود و GIAI کلیدی است که ارتباط بین آن اطلاعات را فراهم می‌کند. GIAI می‌تواند به صورت یک بارکد GS1-128 تولید شود و در یک کد الکترونیکی محصول (EPC) کدگذاری شود و قادر باشد با تگ رادیویی (RFID) شناسایی و یا در پایگاه داده استفاده شود.