برنامه ریزی منابع سازمانی
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) مراحل توسعه، از برنامه ریزی تا اجرا، دارای اهمیت فراوان می باشد.
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) مراحل توسعه، از برنامه ریزی تا اجرا، دارای اهمیت فراوان می باشد.
مقدمه
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) :
مطالعه همه‌جانبه گردش اطلاعات و فرایندهای کاری در سازمان و سپس طراحی بانک‌های اطلاعاتی و نهایتاً با برنامه‌نویسی، سیستم‌های مورد نیاز تولید می‌شوند. روند فوق بسیار زمان‌بر و هزینه‌بر است؛ اما با انتخاب بستههای نرم‌افزارهای ERP می‌توان راه میانبر را انتخاب کرد و از مزایای آن بهره‌مند شد. در این روش به جای برنامه‌نویسی و ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی که مخصوص یک سازمان خاص تولید می‌شود، از برنامه‌های استاندارد از پیش نوشته و آماده شده استفاده می‌گردد. لازم به توضیح است که شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار ERP استاندارد، برنامه‌های از پیش آماده را بر اساس بهترین تجارب انجام فرایندها در سطح جهان تولید می‌نمایند که از مزایای مهم به‌کارگیری ERP بشمار می‌رود.
مزیت مهم سیستم‌های ERP یکپارچه کردن فرایندهای سازمان است؛ اما نقطه تمایز ERP های استاندارد، تعریف فرایندهای کاری بر اساس بهترین روش کسب‌وکار در سطح جهان است که البته در صورت لزوم و بر اساس نیاز سازمان می‌توان فرایندهای مزبور را بومی‌سازی نمود و به جای به‌کارگیری بهترین روش انجام کار، روش موجود سازمان را پیاده کرد.
در ERP ها برای حوزه‌های کاری مختلف سازمان (مانند: مالی، نیروی انسانی و غیره) برنامه‌های جداگانه‌ای آماده شده است که سازمان را قادر می‌سازد با تشخیص نیازهای خود، قسمتی و یا تمام حوزه‌های کاری خود را تحت پوشش سیستم ERP قرار دهد. به هر یک از برنامه‌های جداگانه فوق که بر اساس فرایندهای حوزه کاری خاص نوشته می‌شوند ماژول می‌گویند. در ERPهای استاندارد ماژول‌ها کاملاً قابل اتصال به یکدیگر بوده و به تنهایی نیز قابل پیاده‌سازی می‌باشند. در واقع زیربنا و مشخصات ERPهای استاندارد به صورت زیر است:
فرایندهای تجاری را می‌توان به وسیله یک زنجیره‌ای از فعالیت با Alertهای مختلف و زمان احضار (Calling Time) ایجاد نمود.
سیستم‌ها باید پارامتریک و به هم پیوسته باشند.
رابط‌های کاری باید استاندارد و یک‌شکل باشند.
به دلیل مزایای فوق، شرکت‌های معتبر همواره سعی در انتخاب ERP استاندارد دارند ، زیرا به دلیل پشتیبانی زیاد و اعمال تغییرات و نیازهایی که از طرف سایر مشتریان اعلام می‌شوند، پیوسته توانایی و امکاناتشان افزایش یافته دانش فنی آنها به طور مداوم انتقال می‌یابد.
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
برای برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریباً همگی یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه در ادامه به چند مورد اشاره می‌شود:
ERP، یک علم و فن برای مدیریت منابع است. یک راه حل نرم‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند. یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.
در یک تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های یک ERP می‌توان تعریف زیر را برای برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه نمود: یک بسته نرم‌افزاری کاربردی درون‌سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف‌پذیر، فرایندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرایندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرایندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.
با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرایندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرایندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است. در شکل زیر این موضوع نمایش داده شده است:
➢ انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف می‌نماید:
“روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل مؤثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکت‌های تولیدی، توزیعی و خدماتی.”
تعاریف بسیار زیاد دیگری برای ERP ارائه شده است از جمله: “ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.”
“سیستم‌های ERP سیستم‌های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نماید.”
“ERP یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است.”
“ERP سیستم‌هایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنش‌های سازمان طراحی شده‌اند و هدف آنها تسهیل برنامه‌ریزی، تولید و پاسخگویی به موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است.”
ERP یک بسته نرم‌افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش و … پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف (Functions) در سازمان می‌شود.
یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نماید.
ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک‌های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم‌افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان است.
تفاوت سیستم‌های اطلاعات مدیریت با ERP
برنامه‌ریزی منابع سازمان را باید جدید‌ترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم‌های اطلاعات مدیریت دانست. مبنای کارکرد ERP تفکر فرایندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای و تبدیل خواسته‌های مشتری به دادههای کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است. برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌کوشد تا تمام فرایندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرایندی با یکدیگر مرتبط نماید. علاوه بر یکپارچگی، ERP گزینه‌های بر‌تر را نیز نشان می‌دهد، به همین دلیل شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال‌هایی دارند که در نسخه‌های خود به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم‌های جدید نرم‌افزاری وارد سازمان می‌شود. در یک دسته‌بندی کلی موارد زیر را می‌توان به عنوان مهم‌ترین موارد تفاوت بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برشمرد.
۱- سیستم‌های ERP به صورت بستههای نرم‌افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MISها ممکن است چنین نباشند.
۲- بستههای نرم‌افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم‌افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
۳- بستههای نرم‌افزاری ERP بر مبنای فرایندهای کسب‌وکار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب‌وکار و این مهم‌ترین تفاوت آنها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می‌آید.
۴- ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MISها ممکن است مرکز دادههای خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
۵- تکنولوژی تولید و محیط توسعه بستههای ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.
برای خواندن ادامه مقاله برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) این پیوند را مشاهده کنید.