کدینگ سازمانی

کدینگ سازمانی چیست ؟

فرآیندی است که طی آن اقلام سازمان شامل ماشین‌آلات، تجهیزات، مواد اولیه، قطعات یدکی، ابزارآلات و ... شناسایی‌شده و برای هرکدام با گردآوری اطلاعات مرتبط، کاتالوگی طبق نیاز سازمان ایجاد می‌گردد و در پایان برای بازبینی سریع و صحیح اطلاعات مربوطه، به هرکدام از این مجموعه اطلاعات گردآوری‌شده یک کد یکتا تخصیص داده می‌شود. واضح است که کارکرد اطلاعات گردآوری‌شده، شناسایی قلم کالا و رفع نیازمندی‌های اطلاعاتی سازمان است.

اهمیت کدینگ سازمانی

وظیفه کدینگ سازمانی، تولید و نگهداری داده‌های باکیفیت از اطلاعات توصیفی و ذاتی اقلام تدارکاتی و به اشتراک‌گذاری آن برای مصرف سایر سیستم‌های اطلاعاتی سازمان است. اگر داده‌های مبادله شده بی‌کیفیت و مبهم باشند، کل سیستم اطلاعاتی سازمان را بیمار کرده و به‌تبع آن فرآیندهای سازمان دچار ناهنجاری و کارکرد نادرست خواهند شد. درنتیجه سازمان در رسیدن به اهداف عالیه‌ی خود دچار مشکل می‌گردد، هزینه‌ها بالا رفته و بهره‌وری افت می‌کند. برخی از منافع پیاده‌سازی و اجرای سیستم کدینگ سازمانی عبارت‌اند از:

  • شناسایی منحصربه‌فرد و بی‌ابهام اقلام، به‌گونه‌ای که مانع اختصاص چند شناسه به اقلام یکسان و مشابه موجود در سازمان گردد.
  • امکان سفارش‌گذاری بر اساس مشخصه‌های ذاتی قلم کالا در مواردی که خود قلم کالای موردنظر در بازار موجود نیست اما قلم کالاهای مشابه آن موجود و قابل‌دستیابی باشند. (ژنریک سازی)
  • ایجاد زبان مشترک میان بخش‌های مختلف سازمان به‌طوری‌که همه بخش‌ها، قلم کالاها را با کد یکتا و نام یکسان شناسایی می‌کنند. به این وسیله صحت اطلاعات تراکنشی تولیدشده مربوط به قلم کالا در هر بخش از سازمان تضمین‌شده و اجزای زنجیره تأمین موجود در سازمان هم‌زبانی پیدا می‌کنند.
  • امکان هم‌ارز کردن کالاهای مشابه به‌طوری‌که سازمان در مواقع لزوم بتواند از یکی به‌جای دیگری استفاده کند.
  • امکان استفاده از کاتالوگ الکترونیکی تولیدشده‌ی قلم کالا توسط بخش‌های مختلف مانند طراحی و مهندسی، ساخت و تولید، نگهداری و تعمیرات، مالی، انبار و کنترل موجودی و ... برای برنامه‌ریزی‌هایی که به‌نوعی قلم کالا در آن دخیل باشد؛ مانند استفاده در نرم‌افزارهای BOM، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، مالی و حسابداری، نت، فروش، خرید و سفارش‌ها، انبار و کنترل موجودی و بسیاری نرم‌افزارهای سازمانی دیگر که اطلاعات قلم کالا در آن جریان دارد.
  • امکان فراخوان برای تأمین قلم کالاها توسط تأمین‌کنندگان در سطح کلان بر اساس الگوهای شناسایی تعریف‌شده سازمانی به‌طوری‌که تأمین‌کنندگان، قلم کالاهای خود را بر اساس نیاز سازمان معرفی نمایند. این مهم باعث می‌شود سازمان بتواند به طور دقیق منبع یابی کرده و قلم کالاهای مورد نیاز خود را از منابع متنوع تامین نماید.
  • ایجاد یک دیکشنری فنی مربوط به کلیه مفاهیمی که در ارتباط با قلم کالاها در سازمان قابل تعریف هستند و استفاده از آن به عنوان یک پایگاه دانش فنی مرتبط با قلم کالاها.
  • بالا بردن دقت و سرعت شناسایی قلم کالاها با استفاده از الگوهای شناسایی از پیش تعریف‌شده که توسط خبرگان سازمان تهیه‌شده‌اند.
  • فراهم آوردن زیرساختی برای برپایی سیستم ردیابی درون‌سازمانی و برون‌سازمانی محصول.

شناسایی منابع سازمان

هر سازمان تولیدی و خدماتی برای به‌کارگیری به‌موقع، صحیح و کارآمد منابع مالی، انسانی و اقلام خود و برنامه‌ریزی برای آن‌ها در جهت اهداف، نیاز دارد تا آن منابع را به‌درستی شناسایی کند. بدیهی است شناسایی ناقص یا نادرست منابع سازمان باعث ناتوانی در برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) و درنتیجه بالا رفتن هزینه‌ها خواهد شد.

قلم کالاها یکی از مهم‌ترین منابع سازمان هستند که سازمان برای تولید محصول یا ارائه خدمات آن‌ها را تدارک نموده و بکار می‌گیرد. هنگامی‌که سازمان با تنوع عظیمی از اقلام سروکار داشته باشد، نیازمند آن است که با استفاده از فرآیندهایی با منطق مناسب، قلم کالاها را شناسایی و اطلاعات آن‌ها را مدیریت کند. شناسایی صحیح و بی‌ابهام، موجب بهبود عملکرد سازمان در برنامه‌ریزی این دسته از منابع سازمانی می‌گردد.

سامانه شناسایی و کدینگ اقلام سازمانی

به پشتوانه‌ی بهره‌مندی از دانش و تجربه‌ی سازمان‌های بین‌المللی پیشرو در بحث لجستیک کالا و نیز با بومی‌سازی استانداردهای بین‌المللی مرتبط باکیفیت داده‌ها مانند ISO8000 و باهدف بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی شرکت‌های تولیدی، صنعتی و خدماتی، افزودن بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمانی، مرکز ملی شماره گذری کالا و خدمات ایران با پشتوانه چندین ساله خود در این عرصه نسبت به باز طراحی و ارائه سامانه جدید کدینگ سازمانی اقدام نموده است.

نتیجه آن تولید سامانه کدینگ سازمانی است که سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از آن به‌عنوان زیرساخت سیستم جامع نرم‌افزاری در برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) خود کیفیت داده‌های مرجع، اصلی و تراکنشی تولیدشده در سیستم‌های اطلاعاتی خود را تضمین کرده و به این وسیله هزینه‌ها را کاهش داده و بهره‌وری را بیافزایند.

مزایا و امکانات نرم‌افزار

  • تولید کاتالوگ الکترونیکی اقلام بر اساس استانداردهای روز دنیا
  • تولید کد منحصربه‌فرد بر اساس استانداردهای سازمان جهانی GS1
  • امکان طبقه‌بندی اقلام به‌صورت سفارشی برای سازمان جهت تهیه گزارش‌های مدیریتی
  • امکان استفاده هم‌زمان از چند ساختار طبقه‌بندی و برقراری تناظر بین ساختارهای متفاوت
  • امکان ایجاد درختواره سیستمی تجهیزات جهت شناسایی ارتباط پدر و فرزندی قطعات و دستگاه‌ها
  • تهیه گزارش‌های مهم مدیریتی بنا به نیاز سازمان

تجربیات عملی مرکز در حوزه شناسایی و کاتالوگ‌سازی

سوابق مرکز و سازمان‌های استفاده کننده از سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام (کدینگ) به شرح زیر می‌باشد:

  • پیاده‌سازی سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام در شرکت ملی نفت ایران، شرکت ملی گاز ایران، شرکت ملی پالایش و پخش ایران و شرکت ملی پتروشیمی ایران
  • پیاده‌سازی سیستم شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام گروه صنعتی بهمن
  • پیاده‌سازی سیستم کدگذاری سماپل (سیستم مدیریت اطلاعات پایه لجستیک) در سطح انبارهای بخش دفاعی کشور
  • سابقه پیاده‌سازی سیستم کدگذاری سماپل در سطح انبارهای راه‌آهن جمهوری اسلامی ایران
  • سابقه پیاده‌سازی سیستم کدگذاری سماپل در سطح انبارهای صنایع نظامی پارچین
  • پیاده‌سازی سیستم‌های رهگیری و ردیابی در صنایع نظامی پارچین
  • پیاده‌سازی سیستم‌های رهگیری و ردیابی در سطح چند شرکت تولید کننده فراورده‌های پروتئینی
  • پیاده‌سازی سیستم طبقه‌بندی اقلام در سازمان بنادر و دریانوردی جمهوری اسلامی ایران
  • ارائه مشاوره در خصوص شناسایی و کاتالوگ سازی اقلام به سازمان‌ها (از جمله بانک ملی، بانک ملت، سازمان آبفا، وزارت جهاد کشاورزی، سازمان انرژی اتمی و ...)
  • ارائه سرویس‌های ایران‌کد به سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد)
  • ارائه سرویس‌های ایران‌کد به سامانه ثبت الکترونیکی معاملات نفتی (ثامن)
  • ارائه سرویس‌های ساختار طبقه‌بندی ملی به ستاد مبارزه قاچاق کالا در سامانه شناسه کالا