هدف از طبقه‌بندی اطلاعات اقلام چیست؟

اهداف و کارکردهای اساسی طبقه‌بندی‌ها به شرح ذیل می‌باشند:

– قرار دادن اقلام و موجودی‌ها در دسته‌های کنترل‌پذیر

– ایجاد سرعت در بازیابی و انتقال اطلاعات

– آماده‌سازی ساختار طبقه‌بندی برای کدگذاری کالاها

– نظم دادن به اطلاعات برای مقایسه درست آن‌ها

 

به‌طورکلی می‌توان گفت: هدف از طبقه‌بندی، فراهم کردن ابزاری برای مدیریت اطلاعات، تسهیل در عملیات لجستیک و افزایش کارایی و بهره‌وری می‌باشد.

در مورد ضرورت طبقه‌بندی باید گفت، زمانی که تنوع موجودیت‌ها بسیار زیاد باشد، فعالیت‌های مدیریت امور به‌صورت مستقل خیلی مشکل می‌گردد. در این حالت برای کنترل بهتر و مطلوب‌تر موجودیت‌ها، آن‌ها را به زیرمجموعه‌هایی تقسیم می‌کنند تا عملیات مربوط به هر زیرمجموعه از موجودیت‌های مشابه را بهتر انجام داده و مدیریت نمایند.

فرایند تخصیص یک نام و نماد (شامل شماره، حروف و … ) به ویژگی‌های هر موجودیت (در اینجا کالا یا خدمت) را کدگذاری می‌نامند. کد مجموعه‌ای از نمادها است که برای تسهیل گردش اطلاعات به مشخصه‌های اطلاعاتی هر شئ، چیز یا موجودیت (مانند کالاها، خدمات، اشخاص حقیقی یا حقوقی، روش‌ها و …) داده می‌شود. کد موجودیت‌ها یا اقلام را می‌توان به‌عنوان جایگزین شرح آن‌ها بکار برد. معمولاً‌ کد دارای یک معنی قراردادی است و هرگاه کشف رمز شود، اطلاعات مشخصی را می‌رساند و موجب ایجاد یک زبان مشترک و بدون ابهام بین کاربران مختلف می‌شود و با استفاده از کدها، پردازش و تبادل اطلاعات آسان‌تر انجام می‌پذیرد.

 

طبقه بندی اقلام

ضرورت کدگذاری

در مورد ضرورت کدگذاری باید گفت زمانی که تنوع اقلام یا موجودیت‌ها در یک نظام بالا می‌رود، شناسایی آن‌ها دشوار می‌شود؛ به‌عنوان‌مثال حتی در درون یک بنگاه بزرگ و گسترده، حساب‌های موجودی‌ها و اطلاعات مربوط به آن‌ها بسیار متنوع می‌شود و کار برنامه‌ریزی و کنترل موجودی دشوار می‌گردد. یکی از ریشه‌های این مشکلات، بسامان نبودن اطلاعات یا عدم آگاهی از اطلاعات می‌باشد که علاوه بر واردکردن هزینه‌های سنگین، سبب افت عملکرد و کارایی عملیات می‌گردد. ازآنجاکه وجود کد و علائم شناخته‌شده برای شناسایی تک تک اقلام یا محصولات، سبب تسهیل امور در اغلب سیستم‌های کاربردی می‌گردد طراحی و استقرار و نگهداری یک نظام کدگذاری برای موجودیت‌هایی که به‌صورت عمومی و مشترک در سازمان‌های مختلف بکار رفته‌اند ضرورت می‌یابد.