راهکار‌های GS1 برای مدیریت اسناد

یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها پراکندگی اطلاعات و اسناد و همچنین ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات آن‌ها است. اهمیت این موضوع ازآنجا قابل‌درک است که در سازمان‌های مختلف اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق‌العاده ارزشمند با عناوین گوناگون مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، قراردادها، نقشه‌ها، موافقت‌نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و … وجود دارند و باید به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشأ اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌‌رسانی را نیز به وجود آورد.

مدتی است که عباراتی نظیر

Systems Document Management

SystemsContent Management

اذهان شرکت‌های نرم‌افزاری کشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آن‌ها فعالیت‌های خود را برای تولید این سیستم‌ها آغاز نموده‌اند.

هدف از این سند ارائه راه‌حلی جهت کد‌گذاری و به نحوی مدیریت اسناد است.

سیستم کدینگ اسناد

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی است. این مدارک یا به‌اصطلاح اسناد باید بانظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورداستفاده قرارداد. درواقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان موردنیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. کنترل مدارک و مستندات، باید از طریق کد منحصربه‌فردی صورت بپذیرد. با استفاده از این کد می‌توان فرآیند شناسایی و ردیابی اسناد را به‌راحتی انجام داد. سیستم کدینگ اسناد درواقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه‌بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را تسهیل می‌کند.

با استفاده از استانداردهای GS1 امکان مدیریت اسناد و ردگیری اسناد مهم سازمان‌ها فراهم می‌شود. در ادامه به توضیح استانداردهای GS1 پرداخته می‌شود.

معرفی GS1 و استانداردها

در دنیایی که میزان اطلاعات تولیدشده در آن، لحظه‌به‌لحظه در حال افزایش است، استانداردهای GS1 کمک می‌نمایند تا بتوان فهمید کدام بخش از این اطلاعات، واقعاً مفید هستند. این استانداردها کمک می‌کنند زبان مشترکی برای شناسایی، ضبط و تبادل اطلاعات مربوط به زنجیره‌های تأمین و تقاضا در سراسر دنیا ایجاد شود تا مطمئن شد که اطلاعات ضروری و کاربردی به‌صورت دقیق و صحیح و به‌راحتی در دسترس هستند. استانداردهای GS1 به سه دسته کلی زیر تقسیم می‌شوند:

استانداردهای شناسایی (شناسه‌ها)

استانداردهای شناسایی GS1، استانداردهایی هستند که کدها یا کلیدهایی را برای شناسایی یکتا و بی‌ابهام موجودیت‌های مختلف در دنیای واقعی (مانند اقلام تجاری، واحدهای لجستیکی، مکان‌های فیزیکی، اسناد، روابط خدماتی و سایر موجودیت‌ها) تعریف می‌کنند تا از این کلیدها در سیستم‌های اطلاعاتی استفاده شود.

استانداردهای GS1 این قابلیت را فراهم می‌کنند تا برای شناسایی منحصربه‌فرد هر «چیز» یا به عبارت بهتر هر «موجودیت»، یک شناسه‌ی یکتای جهانی تخصیص داده شود. شناسه‌هایی که مطابق با استانداردهای GS1 به هر موجودیت می‌توان داد، با کمک «پیش‌شماره شرکتی GS1» صادر می‌گردند. هر شرکتی که عضو GS1‌ می‌شود، یک پیش‌شماره شرکتی منحصر‌به‌فرد دریافت می‌کند که با این کار، امکان شناسایی آن شرکت در تمام دنیا به‌صورت یکتا فراهم می‌شود.

این پیش‌شماره‌های شرکتی نیز از «پیشوند‌های کشوری و موضوعی GS1» گرفته می‌شوند که به کشورهای مختلف یا موضوعات و حیطه‌های خاص داده‌شده‌اند.

کلید‌های شناسایی GS1 که در مدیریت اسناد می‌تواند استفاده شود، مطابق جدول زیر است:

شناسه عنوان شناسه کاربرد در شناسایی مثال
GLN شماره جهانی مکان طرف‌های تجاری و مکان‌ها شرکت‌ها، انبارها، سالن‌های تولید و فروشگاه‌ها
GSRN شناسه جهانی رابطه خدماتی رابطه بین خدمت دهنده و خدمت گیرنده اعضای باشگاه وفاداری، پزشکان بیمارستان و اعضای کتابخانه
GDTI شناسه جهانی سند اسناد و مدارک اظهارنامه مالیاتی، فرم‌ها و صورت‌های ارسال

شناسه جهانی سند می‌تواند توسط شرکت‌ها، برای شناسایی اسناد، ازجمله کلاس‌ها و یا نوع هر سند دیگری مورداستفاده قرار گیرد. در مواردی که شرکت به شناسایی اسناد فردی نیاز داشته باشد، شماره‌سریال را می‌تواند در GDTI قرارداد. اصطلاح «سند» به‌طور گسترده برای پوشش هر مدرک و یا کاغذ‌های بخصوصی که نوشتن در آن‌ها صورت می‌گیرد، استفاده می‌شود مانند سند حق اثبات مالکیت‌، تعهد حامل‌، دیپلم یا گواهی‌نامه‌ها. این اسناد به‌طورمعمول نیاز به ضبط اطلاعات مناسب موجود در سند دارد. نمونه‌هایی از نوع اسناد که می‌تواند از GDTI بهره‌مند شوند شامل: اسناد فیزیکی از قبیل گواهینامه، فاکتورها، گواهینامه رانندگی و اسناد الکترونیکی مانند تصاویر دیجیتال و پیام‌های EDI هستند.

هر GDTI را می‌تواند در یک بارکد کد‌گذاری کرده و به‌طور مستقیم بر روی سند چاپ کرد. شرکت‌ها می‌توانند GDTI را به‌عنوان یک روش شناسایی و ثبت‌نام از اسناد و رویدادهای مرتبط استفاده کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند GDTI را برای بازیابی اطلاعات، ردیابی سند و آرشیو الکترونیکی مورداستفاده قرار دهند و یا از آن برای جلوگیری از تقلب و جعل سند استفاده کنند.

استانداردهای شناسایی (شناسه‌ها)

 

 

در سیستم GS1‌ از حامل‌های داده برای ضمیمه کردن شناسه‌ها و سایر اطلاعات تکمیلی به اقلام فیزیکی استفاده می‌شود. استانداردهای ضبط داده‌ها، مشخصات حامل‌های داده‌ای همچون کدمیله‌ای (بارکد)، دیتا ماتریس و تگ‌های RFID را تعریف می‌کنند. شرایطی که پویشگرها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها بر اساس آن به استخراج اطلاعات از حامل‌های داده و استفاده از این اطلاعات می‌پردازند، در این استانداردها ذکر می‌شود.

استانداردهای به اشتراک‌گذاری اطلاعات:

استانداردهای GS1‌ در حوزه تبادل داده‌ها، شامل استانداردهایی درباره داده‌های اصلی، داده‌های تراکنش‌های تجاری، داده‌های رخدادهای فیزیکی و استانداردهای ارتباطی به‌منظور تبادل این داده‌ها بین شرکای تجاری است. سایر استانداردهای تبادل اطلاعات در سیستم GS1، شامل استانداردهایی در زمینه مکان‌یابی داده‌ها و استانداردهای اعتبارسنجی است که منجر به تضمین امنیت انتقال اطلاعات می‌شود.

با استفاده از این استانداردها می‌توان همه جابجایی‌های اسناد و یا مکان‌های آن را در کوتاه‌ترین زمان ممکن رهگیری کرد. همچنین این استاندارد‌ها از جعل و تقلب اسناد جلوگیری می‌کنند.

معرفی شناسه جهانی GS1 نوع سند برای کنترل سند

شناسه جهانی نوع سند، یکی از کلید‌های شناسایی GS1 است که برای شناسایی اسناد، پیامهای الکترونیکی و فایل‌های دیجیتال به‌منظور کنترل و مدیریت اسناد است.

اصطلاح «سند» به طیف گسترده‌ای از هر برگه یا فایل دیجیتالی اطلاق می‌شود.شناسه جهانی نوع سند می‌تواند برای شناسایی هر نوع سند استفاده شود، در ادامه به تعدادی از انواع سند اشاره‌شده است:

اسناد تجاری (صورتحساب، سفارش خرید)

اسنادی که برای اثبات حقوق است (سند مالکیت)

اسنادی که برای اثبات تعهدات است (ابلاغیه یا فراخوان برای خدمت سربازی)

اسناد شناسایی (گواهینامه رانندگی، گذرنامه)

فایلهای دیجیتال

پیامهای الکترونیکی

 

ادامه مقاله در مجله E-CODE